Planificación y time blocking. Qué es, qué ventajas tiene y cómo puedes aplicarlo (+ recursos)
Hace unos meses hablé en Instagram sobre organización y planificación y pregunté en stories qué aplicaciones usabais para organizar vuestras tareas. Hablé también sobre time blocking y me sorprendió ver que mucha gente no sabía lo que era.
Yo lo he ido aplicando por épocas (y un poco a mi manera) pero me parece una manera muy útil de organizarse.
Entonces, ¿qué es el time blocking?
El time blocking es una estrategia de gestión del tiempo que consiste en organizarnos de forma similar a como lo hacíamos en el colegio, poniendo las asignaturas en bloques de tiempo que ocupaban distintas partes del día. Esto es lo mismo pero asignando esos bloques a tareas que haces durante tu semana (enviar emails, trabajar en proyectos, preparar presupuestos o facturas, programar contenido para RRSS…). Puedes incluir solo las tareas de trabajo o incluir también las personales. De hecho, muchas veces se recomienda empezar marcando los bloques de tiempo que corresponden a cosas personales (por ejemplo, los momentos de deporte o de quedar con amigas) para así tenerlos presentes y respetar tu tiempo de ocio y descanso. A la hora de organizarte puedes empezar también marcando las cosas que sí o sí tienes que hacer un día y una hora determinados (por ejemplo una reunión) y después ir rellenando lo que queda con el resto de cosas.
Diferencias entre time blocking y timeboxing
Aunque me he dado cuenta que yo llamaba igual a las dos cosas, el time blocking y el timeboxing son dos cosas ligeramente distintas. Así como en el time blocking asignas un tiempo a hacer un grupo de tareas (por ejemplo, contestar emails), en el timeboxing delimitas el tiempo para tareas más concretas que crees que, de otra forma, te pueden llevar más tiempo del necesario. Por ejemplo, en timeboxing una tarea podría ser “Acabar de escribir X post del blog”, son tareas más específicas y con un deadline concreto. Entendiendo esta diferencia, me he dado cuenta de que en realidad las combino las dos. Hay veces que me marco bloques de tiempo más genéricos o que agrupan distintas cosas y hay otras veces en las que delimito el tiempo para tareas concretas que tengo que acabar sí o sí.
Cosas que para mí son importantes en el time blocking
— Intentar ser lo más realista posible con el tiempo. Yo soy de las que se cree que puede hacer 12.457 cosas en un día y al principio me ponía muchas más cosas de las que realmente podía hacer, así que tenía que acabar moviendo las tareas a otro día porque nunca podía acabarlo todo. Ahora intento dejar a cada tarea un poco más de tiempo del que creo que me va a llevar (porque muchas veces pensamos que haremos las cosas en menos tiempo del que en realidad nos lleva) y, así, me dejo espacio suficiente para acabar lo que tengo que hacer.
— Intentar no llenar todos los huecos de la jornada laboral puesto que siempre surgen cosas que no esperabas o algo puede llevarte más tiempo por la razón que sea. Por eso intento dejar espacios para esas cosas que puedan ir surgiendo (ya sean profesionales o personales).
— Algo muy útil en el time blocking es asignar un color a cada categoría de tareas. Hay gente que asigna un color a lo profesional y uno a lo personal. Yo lo divido en más colores. Me gusta tener uno para las reuniones, uno para el tiempo que estoy diseñando, uno para tareas de gestión, otro para crear contenido en redes sociales… Porque así distingo el tipo de tareas de un vistazo. Aunque esto es muy personal y al final es encontrar qué forma te funciona más a ti.
Ventajas que tiene para mí el time blocking
— Me hace optimizar mejor el tiempo, al marcarme un tiempo delimitado para hacer una tarea.
— Aumenta la concentración y puede ayudarte a evitar las interrupciones ya que, al marcarte un tiempo concreto para hacer una tarea, ésta no se solapa con otras y puedes apartar el resto de cosas (apagar el móvil por ejemplo) y centrarte solo en eso que tienes que hacer.
— Es una forma muy visual de ver todo lo que tienes que hacer y el tiempo que tienes para hacerlo.
— Puedes organizar las tareas según la hora del día que te vaya mejor hacerlas. Por ejemplo, si eres una persona que se concentra mejor por las mañanas, puedes ponerte las tareas más exigentes a esa hora. Y, en cambio, las tareas más sencillas o que requieran de menos esfuerzo, ponerlas en las horas en que menos concentrada sueles estar.
— Me hace ser realista. Una vez he llenado los huecos y ya no hay más espacio, sé que no tengo tiempo para hacer más tareas o coger más proyectos. Cuando en vez de tenerlo ordenado visualmente en un calendario lo tenía en listas, me era más difícil visualizar si me quedaba tiempo para hacer más cosas o no y muchas veces acababa poniéndome más trabajo del que podía asumir.
— Puedes hacerlo en papel o en digital, como te vaya mejor. Pero si lo haces con una herramienta digital como Google Calendar, es muy fácil mover las tareas de un día a otro, hacerlas más largas o más cortas. Y como yo voy adaptando mi planificación durante la semana según lo que va surgiendo, me es muy útil poder ir haciendo estos cambios.
Recursos
01. Una de las youtubers que más sigo es Hannah Witton. Ella tiene dos canales en YouTube y su canal principal está orientado a contenido relacionado con el sexo, las relaciones… pero en su segundo canal habla de otras temáticas como libros u organización. Ella tiene varios vídeos donde habla de cómo organiza su día a día y sus tareas con apps como Notion, Todoist y Google Calendar. Aquí tienes dos vídeos donde explica cómo usa Google Calendar para hacer time blocking. Son en inglés pero yo creo que se la entiende muy bien y, sino, puedes activar los subtítulos.
— I Tried Calendar Blocking for a Month and was So Productive!
— Plan a "Busy" Week with Me (Calendar Blocking)
02. En este post del blog de Asana (una herramienta que yo uso diariamente para organizarme) hablan muy extensamente sobre time blocking, es un post muy completo y te puede ayudar si quieres más información.
03. En mi ebook 8 herramientas para organizar y gestionar tu (pequeño) estudio de diseño gráfico hablo sobre cómo aplico el time blocking con Google Calendar, además de otras herramientas de planificación y organización que uso en mi día a día.
